 |
TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHÚ XUÂN |
QUY TRÌNH
TỔ CHỨC ĐÀO TẠO
| Mã hiệu | 03-QT/ĐT /PXU |
| Lần ban hành/sửa đổi | 1/1 |
| Ngày hiệu lực | 11/03/2021 |
| Người duyệt | Người xem xét | Người lập |
| Hồ Thị Hạnh Tiên | Trần Văn Long | Nguyễn Thị Phương Thảo |
I. MỤC ĐÍCH – PHẠM VI ÁP DỤNG
Mục đích:
Quy trình này quy định hoạt động lập kế hoạch học kỳ, tổ chức xếp lớp, lập thời khóa biểu, quản lý hoạt động giảng dạy của giảng viên và học tập của sinh viên nhằm triển khai chương trình đào tạo.
Quy trình này áp dụng cho hoạt động đào tạo tại nhacai 88 .
II. TỪ VIẾT TẮT
| Viết tắt | Dịch nghĩa | Viết tắt | Dịch nghĩa |
| SV | Sinh viên | GVCH | Giảng viên cơ hữu |
| BGH | Ban giám hiệu | GVTG | Giảng viên thính giảng |
| P.ĐT | Phòng Đào tạo | BP DVHĐ | Bộ phận dịch vụ học đường |
| CTĐT | Chương trình đào tạo | PTH | Phòng Tổng hợp |
| TKB | Thời khóa biểu | H | Lưu bản giấy |
| P.QLSV | Phòng quản lý sinh viên | S | Lưu bản mềm |
| GV | Giảng viên |
III. CÁC KHÁI NIỆM
- Đào tạo: là quá trình triển khai chương trình đào tạo đã được xây dựng và phê duyệt.
- Tổ chức đào tạo: Là các hoạt động lập kế hoạch học kỳ, xây dựng kế hoạch học tập, tổ chức xếp lớp, lập thời khóa biểu… nhằm triển khai chương trình đào tạo.
- Quản lý đào tạo: Là các hoạt động theo dõi mức độ chuyên cần của sinh viên trong quá trình học tập, quản lý điểm của sinh viên, theo dõi và xử lý giờ dạy của giảng viên, quản lý hồ sơ sinh viên trong quá trình triển khai chương trình đào tạo.
- Giảng dạy: là hoạt động được thực hiện bởi giảng viên, hướng dẫn viên… truyền đạt cho sinh viên nội dung kiến thức và tổ chức điều khiển hoạt động nhận thức và thực tiễn của sinh viên nhằm giúp sinh viên lĩnh hội được kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm quy định trong đề cương chi tiết học phần.
IV. LƯU ĐỒ
IV. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
| STT | Công việc | Thời gian hoàn thành | Người thực hiện | Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu |
| 1 | Tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên đầu vào | |||
| 1.1 | Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Tư vấn và chiêu sinh, kiểm tra các loại giấy tờ cần nộp theo giấy báo trúng tuyển.
Nếu hồ sơ đầy đủ: thu nhận. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ: Phòng Đào tạo vẫn nhận và yêu cầu SV bổ sung |
Theo thời gian làm thủ tục nhập học ghi trong giấy báo trúng tuyển, tiếp nhận hồ sơ SV từ phòng chiêu sinh sau khi hoàn thành thủ tục học phí | PĐT
PTVCS |
Hồ sơ nhập học của SV |
| 1.2 | Phân loại hồ sơ theo Khóa tuyển sinh, ngành học, lớp, mã SV
Nhập liệu thông tin hồ sơ vào máy tính, đánh mã số SV |
Ngay sau khi hoàn thành bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ | PĐT | Hồ sơ nhập học của SV đã được phân loại, nhập vào máy
Danh sách tạo mã SV |
| 1.3 | Lập báo cáo tổng hợp hồ sơ SV tiếp nhận từ bộ phận Tuyển sinh (lưu ý các trường hợp nộp thiếu hồ sơ, các loại hồ sơ thiếu) | Trong vòng 10 ngày kể từ thời điểm kết thúc thời gian nhập học | PĐT | |
| 1.4 | Ra quyết định thành lập lớp và cử ban cán sự lớp tạm thời | Trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm hoàn thành việc phân loại hồ sơ theo đơn vị ngành, lớp | PĐT | Quyết định thành lập lớp và ban cán sự lớp tạm thời |
| 1.5 | Thông báo SV chưa đối chiếu bằng tốt nghiệp THPT gốc , tiến hành yêu cầu SV nộp bổ sung bản sao bằng THPT và đối chiếu bằng THPT gốc (chỉ đối chiếu rồi trả lại bằng gốc).
Trước khi xét tốt nghiệp, tiến hành kiểm tra lại hồ sơ để làm cơ sở xét TN |
Sau 1 năm nhập học | PĐT | Bằng THPT gốc ,
Bản sao bằng THPT |
| 1.6 | Tiến hành kiểm tra lại hồ sơ để làm cơ sở xét TN | Trươc khi xét tốt nghiệp 30 ngày | PĐT | Báo cáo tình trạng đối chiếu bằng tốt nghiệp THPT gốc 05.12-BM/TN/PXU |
| 1.7 | Lưu hồ sơ theo lớp và ngành học, khóa tuyển sinh. | Thời gian lưu theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước | ||
| 1.8 | Sau thời gian lưu trữ, tiến hành xin ý kiến Ban giám hiệu hủy hồ sơ SV | PĐT | Biên bản hủy hồ sơ SV | |
| 2 | Lập kế hoạch đào tạo | |||
| 2.1 | Lập Kế hoạch đào tạo năm học | Trước năm học mới | P.ĐT | Kế hoạch đào tạo năm học 03.01-BM/ĐT/PXU |
| Lập kế hoạch các học phần dự kiến triển khai trong học kỳ | 45 ngày trước khi học kỳ mới bắt đầu | P.ĐT | Kế hoạch đào tạo học kỳ 03.02-BM/ĐT/PXU | |
| 2.2 | Phân công giảng viên giảng dạy | 30 ngày trước học kỳ mới bắt đầu đối với GVCH
15 ngày trước khi triển khai môn học đối với GVTG |
Trưởng Ngành/Khoa phân công
Trưởng P.ĐT kiểm tra BGH phê duyệt |
Kế hoạch đào tạo học kỳ 03.02-BM/ĐT/PXU |
| 3 | Xây dựng thời khóa biểu | |||
| Xây dựng thời khóa biểu dự kiến cho học kỳ | 30 ngày trước học kỳ mới bắt đầu | P. ĐT | Thời khóa biểu | |
| 4 | Chuẩn bị các điều kiện để triển khai đào tạo | |||
| 4.1 | Chuẩn bị các điều kiện về trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập | 7 ngày trước học kỳ mới bắt đầu | BP DVHĐ | |
| 4.2 | Chuẩn bị tài khoản, phần mềm, tài liệu học tập để triển khai học kỳ | 7 ngày trước học kỳ mới bắt đầu | P. ĐT | |
| 5 | Tổ chức xếp lớp | |||
| 5.1 | Cho phép Sinh viên đăng ký học phần, hoặc xếp lớp trực tiếp cho SV, đảm bảo mỗi học kỳ SV được học tối thiểu 15 tín chỉ, dưới 15 tín chỉ phải có ý kiến của BGH. | 7 ngày trước học kỳ mới bắt đầu | P. ĐT | |
| 5.2 | Sinh viên phải đóng học phí và đăng ký học phần muộn nhất trước khi học kỳ diễn ra | Trước khi học kỳ diễn ra | ||
| 5.3 | Hoàn thiện Thời khóa biểu | 7 ngày trước học kỳ mới bắt đầu | P. ĐT | Thời khóa biểu |
| 5.4 | Một số trường hợp đặc biệt cần có ý kiến của BGH:
|
1 ngày trước học kỳ mới bắt đầu | P. ĐT
BGH phê duyệt |
|
| 5.5 | Sinh viên căn cứ bảng điểm của mình để đăng ký học lại hoặc học cải thiện.
Sinh viên phải thực hiện đóng học phí các học phần học lại tại bộ phận Kế toán – Phòng Tổng hợp trước khi học phần học lại diễn ra |
Chậm nhất 01 tuần trước học kỳ mới bắt đầu
Chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi học phần mới bắt đầu |
P. Đào tạo | |
| 6 | Quản lý đào tạo | |||
| 6.1 | Đầu học kỳ, căn cứ vào tình hình đóng học phí của SV do phòng Kế toán cung cấp, căn cứ vào các đăng ký của SV, phòng Đào tạo cập nhật trạng thái SV nhằm quản lý trạng thái của SV trong học kỳ.
Có các trạng thái SV sau:
Phòng Đào tạo cập nhật trạng thái SV theo học kỳ vào file quản lý SV từng học kỳ để theo dõi quá trình học tập của SV |
Muộn nhất 1 tuần sau ngày đầu tiên của HK mới | Phòng Kế toán
P. ĐT |
Danh sách sinh viên học kỳ 03.04-BM/ĐT/PXU |
| 6.2 | Quản lý hồ sơ sinh viên:
|
+ Hồ sơ tuyển sinh đầu vào: lưu 5 năm sau khi sinh viên ra trường
+ Hồ sơ Bảng điểm: lưu trữ vĩnh viễn |
Phòng Đào tạo | |
| 6.3 | Quản lý giảng dạy:
|
Hàng ngày | P. ĐT | Thống kê giờ giảng hàng tháng 03.05-BM/ĐT/PXU |
| 6.4 | Điểm danh sinh viên:
|
Hàng ngày | ||
| 6.5 | Tổng hợp, thống kê và thông báo danh sách cảnh báo các sinh viên vắng nhiều | 1 tuần 1 lần | PĐT | – Danh sách cảnh báo vắng 03.06-BM/ĐT/PXU |
| 6.6 | Tổng kết và công bố điểm Quá trình học tập cho sinh viên | Khi kết thúc môn | GV | – Bảng điểm QTHT 03.07-BM/ĐT/PXU |
| 6.7 | Tổng hợp, thống kê và thông báo danh sách các sinh viên không đủ điều kiện thi. | 3 ngày sau khi kết thúc môn | PĐT | – Danh sách cấm thi |
| 6.8 | Lấy ý kiến SV về Giảng viên, môn học: Trước khi kết thúc học phần, phòng Đào tạo thực hiện khảo sát ý kiến SV về việc thực hiện giảng dạy môn học theo nội dung biểu mẫu quy định.
Yêu cầu:
Tỷ lệ phản hồi khảo sát phải đạt >=60% sỹ số lớp. Kết quả khảo sát được gửi lại cho Trưởng các khoa. Nếu kết quả khảo sát về giảng viên/lớp không đạt yêu cầu (<=3,8/5) hoặc có ý kiến của SV cần xử lý thì Trưởng khoa cần làm việc với Giảng viên giảng dạy lớp đó để có hành động xử lý phù hợp và kịp thời. |
Thời gian lấy ý kiến SV: tuần cuối cùng của môn học
Tổng hợp và gửi kết quả khảo sát: muộn nhất 7 ngày làm việc sau khi khảo sát Xử lý ý kiến khảo sát: muộn nhất 1 tuần sau khi có kết quả khảo sát |
Phòng Đào tạo | Phiếu khảo sát sinh viên về học phần 03.08-BM/ĐT/PXU
Phiếu xử lý nếu kết quả khảo sát không đạt yêu cầu 03.09-BM/ĐT/PXU |
| 6.9 | Dự giờ: yêu cầu bắt buộc dự giờ đối với (1) giảng viên mới (kinh nghiệm ít).
Trưởng khoa/Trưởng ngành có trách nhiệm lên kế hoạch và điều phối dự giờ của khoa mình. Thành phần dự giờ tối thiểu có 2 người, có thể bao gồm: Trưởng khoa, Trưởng ngành,Trưởng phòng Đào tạo, Giảng viên trong khoa. Ngay sau khi dự giờ, các ý kiến ghi nhận được Trưởng khoa tổng hợp, chuyển đến và trao đổi với giảng viên được dự giờ nhằm cải tiến công tác giảng dạy |
Thực hiện dự giờ: ½ thời gian giảng dạy môn học
Thời gian xử lý các ý kiến ghi nhận: muộn nhất 3 ngày sau khi dự giờ, các ý kiến phải được chuyển đến GV được dự giờ Thời gian xử lý: muộn nhất 1 tuần sau khi chuyển kết quả đến GV |
Thành phần dự giờ
Trưởng khoa |
Mẫu đánh giá dự giờ 03.10-BM/ĐT/PXU
Biên bản họp xử lý sau dự giờ |
| 6.10 | Đi dự giờ: tất cả các GV phải đi dự giờ giảng của các GV khác ít nhất 1 lần trong 1 học kỳ. | Trong học kỳ | Tất cả GV | Mẫu đánh giá dự giờ 03.10-BM/ĐT/PXU |
| 7 | Thực hiện giảng dạy | |||
| Giảng viên thực hiện giảng dạy theo quy trình Giảng dạy | Theo thời khóa biểu đã phân công | GV | ||
| 8 | Tổ chức kiểm tra, đánh giá | |||
| Tổ chức kiểm tra, đánh giá và quản lý điểm theo Hướng dẫn kiểm tra đánh giá | Theo các mốc thời gian trong quy trình Khảo thí | GV
Khoa/Ngành đào tạo P. ĐT |
||
| 9 | Tổng hợp điểm | |||
| Thực hiện tổng hợp và quản lý điểm theo Hướng dẫn Quản lý điểm | GV
Khoa/Ngành đào tạo P. ĐT |
|||
| 10 | Xử lý học vụ | |||
| Thực hiện các hoạt động xử lý học vụ theo Hướng dẫn Xử lý học vụ | ||||
| 11 | Tổ chức và quản lý SV thực tập (OJT) | |||
| Thực hiện các bước như quy định trong Hướng dẫn Quản lý OJT | GV
Khoa/Ngành đào tạo P. ĐT |
|||
| 12 | Tổng kết, đánh giá | |||
| 12.1 | Phòng Đào tạo tổng hợp điểm học tập của SV trong học kỳ trước, cập nhật vào Bảng điểm học kỳ cùng các thông tin xử lý học vụ của SV kỳ này rồi gửi/thông báo về cho phụ huynh.
Bảng điểm quá trình học tập của SV được in bảng cứng, trình Trưởng phòng Đào tạo ký và lưu trong hồ sơ SV. Đồng thời, phòng Đào tạo cập nhật thông tin điểm và xử lý học vụ SV lên trang thông tin nội bộ |
30 ngày kể từ khi kết thúc học kỳ
Cuối học kỳ |
P. ĐT
P. TH |
Mẫu Bảng điểm quá trình học tập 03.07-BM/ĐT/PXU |
| 12.2 | Hàng tháng tổng hơp các sai phạm trong công tác đào tạo | Cuối tháng | P. ĐT | 03.18-BM/ĐT/PXU |
| 12.3 | Báo cáo tổng kết học kỳ | 30 ngày từ khi kết thúc học kỳ | P. ĐT | Báo cáo tổng kết đào tạo 03.11-BM/ĐT/PXU |
V. HỒ SƠ
| STT | Tên hồ sơ | Nơi lưu | Hình thức lưu | Thời gian lưu (năm) |
| 1 | Kế hoạch đào tạo theo học kỳ | P. ĐT | H/S | 5 năm |
| 2 | Phân công giảng viên giảng dạy (cơ hữu) | P. ĐT | H | 5 năm |
| 3 | Phân công giảng viên giảng dạy (thỉnh giảng) | P. ĐT | H/S | 5 năm |
| 4 | Thời khóa biểu học kỳ (bản hoàn thiện) | P. ĐT | H/S | 5 năm |
| 5 | Danh sách sinh viên tham dự các học phần | P. ĐT | H | 5 năm |
| 6 | Phiếu đăng ký học phần | P. ĐT | H | 2 năm |
| 7 | Bảng điểm sinh viên theo học kỳ | P. ĐT | H/S | Vĩnh viễn |
| 8 | Báo cáo tổng kết học kỳ | P. ĐT | H/S | Vĩnh viễn |
| 9 | Tờ trình điều chỉnh TKB giảng dạy | PĐT | S | 1 năm |
| 10 | Danh sách sinh viên không đủ điều kiện tham gia lớp học phần | PĐT | S | 2 năm |
| 11 | Sổ theo dõi giảng dạy | PĐT | S | 5 năm |
| 12 | Đơn xin phép nghỉ dạy | PĐT, Ngành | S | 1 năm |
| 13 | Bảng tổng hợp sai phạm trong giảng dạy trong tháng | PĐT, Ngành | S | 1 năm |
| 14 | Sổ điểm danh SV | PĐT | S | 5 năm |
| 16 | Bảng điểm quá trình học tập | PĐT | H/S | Vĩnh viễn |
| 17 | Danh sách cấm thi | PĐT | S | 5 năm |
[/kc_column_text][/kc_column][/kc_row][kc_row _id=”242404″ disabled=”on”][kc_column _id=”414418″][kc_column_text _id=”257057″]
- DACH SÁCH CÁC BIỂU MẪU:
-
- 05.12bm – Bản kiểm tra thông tin sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp:
- 03.01-BM/ĐT/PXU Kế hoạch đào tạo năm học:
- 03.02-BM/ĐT/PXU Kế hoạch đào tạo học kỳ:
- 03.04-BM/ĐT/PXU Danh sách sinh viên học kỳ
- 03.05-BM/ĐT/PXU Thống kê giờ giảng hàng tháng:
- 03.06-BM/ĐT/PXU Danh sách cảnh báo vắng:
- 03.07-BM/ĐT/PXU Bảng điểm quá trình học tập:
- 03.08-BM/ĐT/PXU Phiếu khảo sát sinh viên về học phần:
- 03.09-BM/ĐT/PXU Phiếu xử lý nếu kết quả khảo sát không đạt yêu cầu:
- 03.10-BM/ĐT/PXU Mẫu đánh giá dự giờ:
- 03.11-BM/ĐT/PXU Báo cáo tổng kết đào tạo:
- 03.18-BM/ĐT/PXU Bảng tổng hợp sai phạm trong công tác:
[/kc_column_text][/kc_column][/kc_row][kc_row use_container=”yes” _id=”461383″][kc_column width=”12/12″ video_mute=”no” _id=”763934″][kc_title text=”UVVZIFRSw4xOSCBU4buUIENI4buoQyDEkMOATyBU4bqgTw==” _id=”225175″ type=”span” class=”title-admissions” title_wrap=”yes” before=”PGRpdiBjbGFzcyA9ICJjb3Zlci10aXRsZS1hZG1pc3Npb25zIj4=”][kc_column_text _id=”531895″]
